Eine kleine Geschichte der Zeit

oder wie man sich das Leben einfacher machen kann.

Kürzlich wurde ich zu einer mittelständischen Firma gerufen, deren Chef ein Problem hatte. Ich besichtigte kurz den hochmodernen Produktionsbetrieb und hatte ein nettes Gespräch mit dem Inhaber über moderne Methoden der Technik im 21. Jahrhundert. Er hat sich spezialisiert auf die Herstellung von komplexen Kabeln für die Autoindustrie. Seine innovativen Angestellten sind gutausgebildete Ingenieure, die für die vielen Patente des Unternehmens verantwortlich sind. Im Laufe des Gesprächs schilderte er mir sein Dilemma. Nachdem wir uns über die Hürden der deutschen Bürokratie unterhalten hatten, erklärte er mir, dass er den immer größer werdenden Verwaltungsaufwand seiner Firma reduzieren möchte. Als ich meinen Betriebsrundgang Revue passieren ließ, wurde mir klar, wo der Hund begraben war.

Die Mitarbeiter kommen durch zwei entgegengesetzte Eingänge in die Firma und stempeln an einer alten mechanischen Stechuhr, die an einer der Türen angebracht ist, mit jenen gelblichen Kartonkarten ihre Zeit. Soweit kann man dagegen nichts einwenden, denn diese Stechuhr ist seit 30 Jahren zuverlässig in Betrieb. Allerdings heißt es für die Hälfte der Mitarbeiter, dass sie quer durch die Halle gehen müssen, um stempeln zu können.
Als wir uns dann den weiteren Lebenslauf dieser Kartonagen ansahen, wurde auch meinem Gesprächspartner klar, dass sich hier eine ergiebige Stelle der Optimierung aufgetan hat. Die Zeitkarten wandern einmal monatlich in das Büro zu einer älteren Dame, die die Zeiten alle in eine Excelliste einträgt, um die Über- bzw. Minusstunden der Mitarbeiter zu erfassen. Diese Liste wird danach in die Buchhaltung weitergereicht. Hieraus erstellt eine andere Dame aufwändig die monatliche Lohnabrechnung. Das Ergebnis ist, dass die Mitarbeiter und der Firmeninhaber die Anzahl der geleisteten Stunden nur einmal im Monat erfahren und so auch nur einmal im Monat einen Überblick über ihre Leistung erhalten. Die erfassten Zeitkarten stapeln sich danach in einem Karton, der, wenn er voll ist, in ein altes Kellerarchiv gebracht wird, um der Gesetzgebung Rechnung zu tragen und um Fehler nachträglich korrigieren zu können.

Sie werden es schon vermuten, die Lösung der unterschiedlichen Probleme gestaltete sich ganz einfach:
Wir brachten an beiden Türen ein vernetztes TimeCard Gerät inklusive Zutrittskontrolle an, an dem die Mitarbeiter nun mittels Schlüsselanhänger ganz bequem die Tür öffnen und die „Kommen“ und „Gehen“-Zeiten erfassen können. Hierbei wird auf dem TimeCard Server auch jeder Zutritt protokolliert, was zur Erhöhung der Firmensicherheit beiträgt. Bei jedem Zeiterfassungsvorgang sehen nun die Mitarbeiter ihr aktuelles Stundenkontingent mit Stand des Vortages. Die ältere Dame ist sehr glücklich, weil die anstrengende und fehleranfällige Eingabe der Zeitkarten einem modernen Überblick über alle Zeiten der Mitarbeiter gewichen ist. So kann sie sich jetzt ihrer Lieblingsbeschäftigung, dem Auswerten der Zeiten für ihren Chef, widmen. Ebenso erfolgt die Übergabe an die Lohnbuchhaltung jetzt automatisch. Mein Kunde ist nun sehr zufrieden, da auch die Papierflut bei den Urlaubsanträgen wegfällt und sein Reporting ganz einfach geworden ist.

Sicherlich erkennen Sie hier keine Parallelen zu Ihrem Betrieb? Falls doch, beraten wir Sie gerne.

Axel Langer
IT COM Langer
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