Die erste Reaktion darauf ist meistens nachvollziehbar.

Warum schon wieder?

Seit Juli hat Microsoft die Listenpreise zahlreicher Microsoft-365- und Office-365-Pläne angepasst. Für unsere Kunden werden wir diese Änderungen ab dem 01.08. entsprechend in den Verträgen berücksichtigen.

Je nach Lizenzmodell fallen die Anpassungen unterschiedlich aus. Microsoft nennt als Gründe unter anderem neue KI-Funktionen sowie Erweiterungen im Bereich Sicherheit und IT-Management.

Die eigentliche Frage beginnt allerdings erst danach.

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Wann haben Sie sich Ihre Microsoft-365-Umgebung zuletzt wirklich angesehen?

Ein Lizenzgespräch beginnt selten mit der Frage: „Welche Lizenz ist die günstigste?“

Viel häufiger geht es um etwas anderes.

• Welche Lizenz benötigen wir überhaupt?
• Welche Funktionen nutzen wir tatsächlich?
• Und welche Möglichkeiten bezahlen wir seit Jahren mit, ohne sie jemals eingesetzt zu haben?

Genau an diesem Punkt entstehen häufig interessante Gespräche.

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Microsoft 365 ist längst mehr als Outlook, Word und Excel

Viele verbinden Microsoft 365 noch immer mit den klassischen Office-Anwendungen. Im Arbeitsalltag steckt inzwischen deutlich mehr dahinter.

Je nach Lizenz gehören unter anderem Funktionen für folgende Bereiche dazu:

• Microsoft Teams
• SharePoint Online
• OneDrive
• Exchange Online
• Microsoft Intune
• Microsoft Defender
• Microsoft Entra ID
• Conditional Access
• Microsoft Purview
• Data Loss Prevention
• Sensitivity Labels

Viele Unternehmen besitzen diese Funktionen bereits.

Die entscheidende Frage lautet:

Werden sie auch genutzt?

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Zwei Unternehmen. Die gleiche Preiserhöhung.

Stellen wir uns zwei Unternehmen vor. Beide erhalten dieselbe Information:

Die Microsoft-Lizenzen werden teurer.

Im ersten Unternehmen dient Microsoft 365 hauptsächlich für E-Mails sowie Word, Excel und Outlook.

• Dateien liegen auf einem Fileserver.
• Die Geräte werden manuell verwaltet.
• Sicherheitsrichtlinien existieren nur teilweise.

Im zweiten Unternehmen werden zusätzlich Teams, SharePoint, OneDrive, Intune, Defender und Conditional Access eingesetzt.

• Geräte werden zentral verwaltet.
• Dateien sind versioniert.
• Freigaben lassen sich nachvollziehen.
• Sicherheitsrichtlinien greifen automatisch.

Beide Unternehmen bezahlen künftig mehr. Der Gegenwert fällt dennoch sehr unterschiedlich aus.

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Neue Funktionen entfalten ihren Nutzen nicht automatisch

Microsoft entwickelt Microsoft 365 kontinuierlich weiter. Dazu gehören inzwischen auch zahlreiche KI-Funktionen. Diese stehen jedoch nicht losgelöst von der vorhandenen IT-Landschaft.

Wenn Dokumente ungeordnet abgelegt sind, Berechtigungen historisch gewachsen sind oder Arbeitsabläufe überwiegend außerhalb von Microsoft 365 stattfinden, bleiben viele Möglichkeiten ungenutzt.

Eine Lizenz stellt Funktionen bereit.

Ob daraus ein Mehrwert entsteht, entscheidet der Arbeitsalltag.

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Eine Preisanpassung ist häufig ein guter Zeitpunkt für einen Lizenz-Check

Viele Unternehmen prüfen ihre Microsoft-Lizenzen erst dann genauer, wenn sich Preise ändern.

Aus unserer Sicht ist das sinnvoll.

Dabei ergeben sich häufig Fragen wie:

• Sind noch Lizenzen ehemaligen Mitarbeitern zugewiesen?
• Nutzen alle Benutzer tatsächlich den gebuchten Lizenzumfang?
• Werden Sicherheitsfunktionen wie Microsoft Defender oder Conditional Access eingesetzt?
• Werden OneDrive und SharePoint aktiv genutzt oder liegen wichtige Daten weiterhin ausschließlich auf Fileservern?
• Gibt es Funktionen, die den Arbeitsalltag vereinfachen könnten, bislang aber ungenutzt geblieben sind?

Oft zeigt sich dabei, dass Optimierungspotenzial vorhanden ist, unabhängig von der eigentlichen Preisanpassung.

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Unser Blick auf Microsoft 365

Eine Microsoft-365-Lizenz besteht heute aus deutlich mehr als einer Office-Anwendung.

Sie umfasst Produktivität, Zusammenarbeit, Identitätsmanagement, Sicherheit, Geräteverwaltung, Compliance und zunehmend auch KI-gestützte Funktionen.

Deshalb betrachten wir bei unseren Kunden nicht ausschließlich die Anzahl der Lizenzen.

Uns interessiert vor allem, wie die vorhandenen Möglichkeiten im Unternehmensalltag genutzt werden.

Denn genau dort entscheidet sich, ob eine Investition ihren Wert entfaltet.

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Was Sie jetzt wissen sollten

Microsoft hat die Listenpreise für zahlreiche Microsoft-365- und Office-365-Pläne angepasst. Für unsere Kundenverträge übernehmen wir diese Änderungen zum 01.08.. Welche Lizenzmodelle betroffen sind und wie sich die Anpassung konkret auswirkt, hängt vom jeweiligen Vertrag ab.

Wenn Sie ohnehin vor einer Vertragsverlängerung oder einer Anpassung Ihrer Lizenzen stehen, lohnt sich ein Blick auf die bestehende Microsoft-365-Umgebung.

Dabei wird häufig sichtbar, welche Funktionen bereits vorhanden sind und welches Potenzial im Alltag noch ungenutzt bleibt.

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