Mitarbeiter kommt, Mitarbeiter geht. Weiß Ihre IT Bescheid?

„Der neue Kollege sitzt schon am Schreibtisch. Können wir ihm noch schnell einen Zugang einrichten?“

Oder einige Monate später:

„Frau Müller hatte letzte Woche ihren letzten Arbeitstag. Können Sie den Benutzer bitte löschen?“

Beides klingt nach einer kleinen IT-Aufgabe. Tatsächlich besteht ein moderner Arbeitsplatz längst nicht nur aus Schreibtisch, Rechner und Benutzerkonto.

Deshalb hilft uns eine Information besonders: rechtzeitig zu wissen, wenn jemand anfängt, seine Aufgabe wechselt oder das Unternehmen verlässt.

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Der erste Arbeitstag beginnt für die IT früher

Wenn ein neuer Mitarbeiter morgens seinen Rechner einschaltet, sollte er arbeiten können. Dafür müssen einige Dinge geklärt sein, zum Beispiel:

• Welche Hardware benötigt er?
• Welche Anwendungen und Lizenzen?
• Auf welche Daten darf er zugreifen?
• Welche Berechtigungen braucht er für seine Aufgabe?

Gerade beim letzten Punkt lohnt sich etwas mehr Aufmerksamkeit.

„Er braucht einfach die gleichen Rechte wie Herr Huber.“

Das klingt praktisch. Allerdings besitzt Herr Huber vielleicht noch Zugriff auf einen alten Projektordner, eine zusätzliche ERP-Rolle oder eine Berechtigung aus einer früheren Tätigkeit.

So werden schnell Berechtigungen übernommen, die mit der eigentlichen Aufgabe des neuen Mitarbeiters gar nichts zu tun haben.

Deshalb sollten Zugriffe zur tatsächlichen Aufgabe des neuen Mitarbeiters passen.

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Auch ein interner Wechsel betrifft die IT

Ein Mitarbeiter wechselt vom Vertrieb in den Einkauf oder übernimmt eine neue Funktion. Die neuen Berechtigungen werden eingerichtet.

Doch was passiert mit den alten?

Werden sie nicht überprüft, sammeln sich über die Jahre Zugriffsrechte an, die für die aktuelle Tätigkeit längst nicht mehr erforderlich sind.

Ein Rollenwechsel ist deshalb ein guter Zeitpunkt, Berechtigungen neu zu betrachten: Was kommt hinzu und was kann weg?

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Beim Austritt reicht „Benutzer löschen“ nicht

Beim Offboarding geht es um deutlich mehr als das Benutzerkonto.

Mit der Deaktivierung eines Benutzerkontos ist das Offboarding noch nicht automatisch abgeschlossen. Auch weitere Zugänge, bestehende Anmeldungen und andere Dienste müssen berücksichtigt werden.

Dazu gehören je nach Arbeitsplatz unter anderem:

• Microsoft 365 und E-Mail
• VPN, ERP und Fachanwendungen
• MFA und registrierte Geräte
• Dateifreigaben und Cloud-Dienste
• Firmenhardware
• Softwarelizenzen

Gerade der Zeitpunkt spielt dabei eine wichtige Rolle. Bei einem geplanten Austritt können wir die notwendigen Schritte vorbereiten und koordiniert umsetzen.

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Was passiert mit E-Mails und Dateien?

Mit dem Mitarbeiter dürfen nicht versehentlich wichtige Unternehmensinformationen verschwinden.

Vielleicht liegen noch relevante Kundenkorrespondenz im Postfach, Projektunterlagen in OneDrive oder Dateien in persönlichen Arbeitsbereichen.

Deshalb sollte vor dem Löschen eines Kontos oder Entfernen einer Lizenz geklärt werden, welche geschäftlichen Daten noch benötigt werden und wer sie übernimmt.

Beim Umgang mit dem Postfach eines ausgeschiedenen Mitarbeiters können außerdem datenschutz- und arbeitsrechtliche Fragen eine Rolle spielen. Klare betriebliche Regelungen helfen dabei, den Umgang mit solchen Fällen bereits im Vorfeld festzulegen.

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Wer denkt an die Lizenzen?

Microsoft 365, ERP, Virenschutz, Telefonie, Adobe oder andere Fachanwendungen verursachen häufig laufende Kosten.

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, sollten deshalb auch seine Lizenzen geprüft werden.

• Können sie einem anderen Mitarbeiter zugewiesen werden?
• Werden sie noch benötigt?
• Können sie reduziert oder zum nächstmöglichen Zeitpunkt gekündigt werden?
• Welche Laufzeiten oder Kündigungsfristen müssen berücksichtigt werden?

Vorher muss allerdings geklärt sein, welche E-Mails, Dateien oder sonstige Unternehmensdaten noch benötigt und wie diese übergeben oder aufbewahrt werden sollen.

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Was wir von Ihnen brauchen

Für uns als IT-Dienstleister lässt sich ein Mitarbeiterwechsel gut vorbereiten, wenn wir rechtzeitig davon erfahren.

Bei einem Eintritt brauchen wir vor allem Startdatum, Tätigkeit, benötigte Hardware, Anwendungen und Berechtigungen. Je früher wir das wissen, desto besser lassen sich auch Lieferzeiten für benötigte Geräte berücksichtigen.

Bei einem Rollenwechsel müssen wir wissen, welche Aufgaben sich verändern, damit bestehende und neue Zugriffsrechte geprüft werden können.

Bei einem Austritt sind letzter Arbeitstag, gegebenenfalls die genaue Uhrzeit, Geräte sowie die gewünschte Übergabe von E-Mails und Unternehmensdaten wichtig.

Damit können wir die notwendigen Schritte vorbereiten und zum richtigen Zeitpunkt umsetzen.

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Wenn alles vorbereitet ist, läuft der Wechsel einfach

Ein gutes Onboarding merkt der neue Mitarbeiter daran, dass er am ersten Tag arbeiten kann.

Ein gutes Offboarding merkt das Unternehmen daran, dass wichtige Informationen erhalten bleiben, nicht mehr benötigte Zugriffe beendet sind und keine unnötigen Lizenzkosten weiterlaufen.

Und ein sauberer Rollenwechsel fällt im Alltag meistens überhaupt nicht auf.

Je früher wir von einem anstehenden Mitarbeiterwechsel erfahren, desto besser können wir all das vorbereiten.

Sprechen Sie uns deshalb gerne frühzeitig an, wenn bei Ihnen ein Mitarbeiter beginnt, eine neue Aufgabe übernimmt oder das Unternehmen verlässt.

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