Microsoft 365 läuft. Aber wie sicher ist es eingerichtet?

Outlook funktioniert, Teams ebenfalls. Die Mitarbeiter kommen an ihre Dateien und morgens meldet sich niemand mit einem Problem. Also scheint bei Microsoft 365 alles in Ordnung zu sein.

Zumindest lässt sich eines sicher sagen: Es funktioniert.

Ob die Umgebung auch sinnvoll abgesichert ist, erkennt man daran allerdings nicht.

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Einstellungen, die im Alltag niemand bemerkt

Microsoft 365 besteht längst aus deutlich mehr als Outlook, Word und Teams.

Benutzerkonten, Administratorrechte, Multi-Faktor-Authentifizierung, SharePoint, OneDrive, externe Freigaben und verschiedene Sicherheitsmechanismen greifen ineinander.

• Eine zu weitreichende Berechtigung erzeugt keine Fehlermeldung.
• Eine unnötige externe Freigabe stört keinen Arbeitsablauf.
• Ein Benutzer mit mehr Rechten als erforderlich kann jahrelang völlig unauffällig damit arbeiten.

Auch vorhandene Sicherheitsfunktionen helfen nur dann, wenn sie sinnvoll konfiguriert und tatsächlich eingesetzt werden. Welche Möglichkeiten zur Verfügung stehen, hängt dabei auch von der vorhandenen Microsoft-365-Lizenzierung ab.

Genau deshalb kann eine Microsoft-365-Umgebung im Alltag hervorragend funktionieren und trotzdem Verbesserungspotential bei der Absicherung haben.

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Eine gute Konfiguration sollte regelmäßig überprüft werden

Vielleicht wurde Ihre Microsoft-365-Umgebung vor einigen Jahren sauber eingerichtet.

• Seitdem sind Mitarbeiter hinzugekommen oder ausgeschieden.
• Neue Teams und SharePoint-Bereiche wurden angelegt.
• Externe Partner haben Zugriff erhalten. Arbeitsweisen haben sich verändert und
• Microsoft hat Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten weiterentwickelt.

Damit stellt sich irgendwann eine wichtige Frage:

Passt die damalige Sicherheitskonfiguration noch zu der Umgebung, mit der Sie heute arbeiten?

Das lässt sich nicht daran erkennen, ob Outlook morgens startet.

Man muss es überprüfen.

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Auch Phishing hat sich verändert

Phishing-Nachrichten sind heute nicht mehr zuverlässig an schlechter Sprache oder auffälligen Formulierungen zu erkennen. Professionell aufgebaute Nachrichten können auf den ersten Blick genauso wirken wie eine legitime E-Mail.

Deshalb bleibt die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter wichtig. Gleichzeitig sollte die technische Absicherung dazu beitragen, Angriffe zu erschweren und mögliche Auswirkungen zu begrenzen.

Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), Schutzmechanismen für den E-Mail-Verkehr, angemessen vergebene Berechtigungen und kontrollierte externe Zugriffe gehören deshalb mit in die Betrachtung.

Wie sieht es bei Ihnen aus?

Ein kleiner Selbstcheck:

• Wie ist MFA für Ihre Benutzer- und Administratorkonten eingerichtet?
• Wer besitzt administrative Rechte?
• Welche externen Freigaben bestehen in SharePoint und OneDrive?
• Gibt es Benutzer mit Berechtigungen, die sie für ihre heutige Aufgabe nicht mehr benötigen?
• Welche Sicherheitsfunktionen Ihrer vorhandenen Lizenzen werden tatsächlich eingesetzt?
• Wann wurde die Konfiguration zuletzt systematisch überprüft?

Wenn Sie einige dieser Fragen nicht spontan beantworten können, bedeutet das noch lange nicht, dass Ihre Umgebung unsicher ist.

Es ist aber ein guter Anlass, einmal genauer hinzusehen.

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Was wir mit unseren ITCOM SmartShield M365 Paketen machen

Genau dafür haben wir ITCOM SmartShield M365 entwickelt. Wir betrachten definierte sicherheitsrelevante Bereiche Ihrer Microsoft-365-Umgebung und prüfen die bestehende Konfiguration.

Dabei geht es unter anderem um benutzer- und Administratorkonten, MFA, Berechtigungen, Schutzmechanismen für den E-Mail-Verkehr, externe Zugriffe sowie – abhängig vom vereinbarten Umfang – SharePoint und OneDrive.

Wir zeigen Ihnen, an welchen Stellen aus unserer Sicht Anpassungen sinnvoll sind und berücksichtigen dabei auch die Auswirkungen auf Ihre bestehenden Arbeitsabläufe.

Sinnvolle Anpassungen stimmen wir mit Ihnen ab und setzen diese anschließend für Sie um.

Eine Konfiguration, die möglichst viel blockiert, hilft im Arbeitsalltag genauso wenig wie Einstellungen, die unnötige Risiken offenlassen.

Unser Ziel ist eine Microsoft-365-Umgebung, deren vorhandene Schutzmöglichkeiten sinnvoll genutzt werden und die gleichzeitig genau zu Ihren Arbeitsabläufen passt.

Auf Wunsch überprüfen wir anschließend die vereinbarten Sicherheitskonfiguration regelmäßig quartalsweise.

Voraussetzung: Für ITCOM SmartShield M365 wird Microsoft 365 Business Premium benötigt. Die für die jeweiligen Sicherheitsfunktionen erforderliche Lizenzierung berücksichtigen wir bei der Prüfung und Umsetzung.

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Eine Frage für den nächsten ganz normalen Arbeitstag

Wenn morgen früh Outlook funktioniert, Teams erreichbar ist und alle Mitarbeiter auf ihre Dateien zugreifen können, ist das erst einmal eine gute Nachricht.

Aber wissen Sie auch, wie Ihre Microsoft-365-Umgebung heute abgesichert ist?

Wenn Sie diese Frage einmal sauber beantworten möchten, sprechen Sie uns gerne an.

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